Für Goobi workflow existiert ein sehr ausführliches Benutzerhandbuch. Dieses befindet sich in permanenter Bearbeitung und spiegelt somit möglichst immer auch den aktuellen Entwicklungsstand und somit den aktuellen Funktionsumfang wieder. Dabei ist das Handbuch unterteilt in die Bereiche für Anwender, für das Management, für Administratoren und Entwickler und liegt in den Sprachen deutsch und englisch vor.

Neben dem Benutzerhandbuch zu Goobi workflow existieren für viele der etwa 210 existierenden Plugins ebenfalls einzelne Dokumentationen. Diese beschreiben zumeist, wie die Plugins installiert und konfiguriert werden. Außerdem finden sich in den Plugin-Dokumentationen oft ebenso Ausführungen über die Arbeitsweise der Plugins sowie deren Bedienung.

Da Goobi workflow permanent weiterentwickelt wird, erfolgt in der Regel einmal im Monat eine Veröffentlichung einer neuen Version. Diese trägt eine eindeutige und gut nachvollziehbare Versionsnummer, die sich aus dem Jahr und dem Monat zusammensetzt (z.B. 19.09 für die Version aus dem September 2019).

Zur besseren Nachvollziehbarkeit der Neuerungen wird dabei für jede monatlich veröffentlichte Version jeweils ein Digest veröffentlicht, der einen Einblick in die Neuerungen gibt. Dort werden die einzelnen Änderungen und Funktionen zumeist detailliert erläutert und mittels Screenshots verdeutlicht. Darüber hinaus werden hierbei ebenso Verlinkungen in den Quellcode von Goobi workflow aufgeführt, die einen transparenten Einblick in die Entwicklungsfortschritte geben.

Neben dem Überblick über die neuesten abgeschlossenen Entwicklungen, die mit den monatlichen Versionen veröffentlicht werden, wird ebenso ein Einblick in die konkrete Roadmap künftiger Entwicklungen gegeben, sofern deren Planung bereits konkretisiert wurde und eine Umsetzung unmittelbar bevorsteht.